Работа

Как планировать время?

Как планировать время?

Уинстон Черчилль сказал однажды: «Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручи­те ее очень занятому человеку».

Считается, что занятые люди лучше других контролиру­ют время. Создает­ся впечатление, что они могут сделать за день столько, сколь­ко другим не по плечу. И имен­но занятой человек всегда найдет возмож­ность внести нуж­ные коррективы в свой график.

Обыч­но этому способствуют:

  • уме­ние отличать первоочеред­ные дела от второстепенных;
  • серьез­ное отноше­ние к срокам выполне­ния работы;
  • привыч­ка все успевать;
  • ответствен­ность за поручен­ное дело.

Определяем обязанности

У каждой долж­ности есть с­вое назва­ние и описание, соглас­но сфере применения. О­но определяет основ­ные функциональ­ные обязанности, за которые работник несет личную ответственность.

Если вы осведомле­ны о круге ваших обязанностей, то всегда може­те сравнить их с той работой, которую выполняе­те на самом деле.

При отсутствии должност­ной инструкции, составь­те ее самостоятельно. Определи­те свои основ­ные обязанности. Составь­те список того, что необходимо для эффектив­ного выполне­ния работы. Проанализируй­те реальный объем требова­ний к долж­ности и ваш вклад в эффектив­ное развитие бизнеса.

Вы може­те обнаружить, что трати­те время на выполне­ние дале­ко не основ­ных функций. И даже если эта работа интересна и приятна, все же надо осознать, что заработную плату вам платят совсем не за это.

Первым шагом к целесообраз­ному использованию времени может послужить четкое представле­ние о том, за что имен­но вы несе­те непосредственную ответственность. Как толь­ко вы это осознаете, вам, несомненно, станет легче ставить задачи и определять приоритеты.

Ставим задачи

Постанов­ка и достиже­ние целей играет главную роль в управлении временем. Если вы не знаете, чего хоти­те достичь, то не буде­те знать, с чего следует начать.

Чет­ко определив наиболее важ­ные дела и сро­ки их выполнения, вы с легкостью сможе­те контролировать события. Таким образом, у вас появит­ся шанс достичь наилучших результатов. Причем сделать это вы сможе­те за то время, которым располагаете.

Не забывай­те также, что намечать цели очень полезно. Это помогает:

  • сфокусировать внима­ние на выполняемой работе;
  • оставлять план выполне­ния работы на определённый отрезок времени;
  • держать окружаю­щих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.

Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы чет­ко определить цель, нужно:

  • выработать яс­ное представле­ние о том, чего вы планируе­те достичь;
  • поделить­ся мыслями и выслушать мне­ние других;
  • изложить на бумаге свои намере­ния и строго их придерживаться.

Определяем приоритеты

Установле­ние поряд­ка очеред­ности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нуж­но определить степень своей загруз­ки и решить, какие из накопивших­ся дел нуж­но выполнить в первую очередь. Задачи мож­но подразделить на четыре категории:

  • основ­ные задачи; их выполне­ние служ­ит индикато­ром того, насколь­ко эффектив­но вы справляетесь со своими обязанностями;
  • задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепен­ными делами вы уже справились;
  • задачи, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не сужде­но осуществиться).
  • задачи с невысоким уров­нем приоритетности, но вмес­те с тем неслож­ные и прият­ные (обыч­но их мы выполняем в первую очередь).

Распредели­те всю свою работу на эти четыре группы. Посмотри­те на перечень и укажи­те время, необходимое для выполне­ния поставлен­ных задач. Выдели­те раз­ными цветами то, что сделать необходимо, и то, чем бы вам хотелось заняться. Время от времени делай­те что-нибудь приятное. Так вы буде­те чувствовать, что хотя это и не вопрос наибольшей важности, вы позволяе­те себе занять­ся им в качестве поощре­ния за выполне­ние более слож­ных заданий.

Не принуждай­те себя слишком строго придерживать­ся приоритетов. Всегда нуж­но быть готовым к переменам, если этого требу­ют обстоятельства. Будь­те гибким: ситуация может изменить­ся кардинально, и то, что бы­ло приоритетным, утрат­ит свою значимость. Придерживать­ся в таком случае первоначаль­ного плана означает потратить впустую еще больше времени.

Однако, если какая-то из первоочеред­ных задач неожидан­но снимает­ся с повест­ки дня (например, отменяет­ся встреча), будь­те начеку, чтобы не потратить освободившее­ся время понапрасну. Используй­те накопленную для реше­ния конкрет­ной задачи энергию на следующее зада­ние из вашего списка.

Неотлож­ное и важное

Понима­ние различия между неотложным и важным имеет огром­ное значе­ние при распределении времени.

Неотлож­ные задачи требу­ют немедлен­ного решения, но при этом могут быть незначитель­ными (например, улажива­ние вопроса с парковкой). Важ­ные же требу­ют тщатель­ной подготов­ки и, как правило, дополнитель­ного времени на обдумыва­ние (к примеру, составле­ние бизнес-плана на следующий квартал).

Безотлагатель­ные зада­ния зачастую кажут­ся значимыми из-за сжатости сроков. Они требу­ют немедлен­ных действий, но обыч­но не занима­ют м­ного времени. Обыч­но мы стараем­ся побыстрее отделать­ся от сроч­ных дел, чтобы занять­ся важными.

Быва­ют также случаи, когда позволитель­но отвлечь­ся в данный момент на что-то более интересное, отложив на время серьез­ные дела. Но это мож­но сделать толь­ко при наличии веских оснований. Если возникает соблазн занять­ся чем-нибудь приятным, подумайте, каким образом вы сможе­те восполнить потрачен­ное время, и спокойно, без угрызе­ний совести и чувства вины, наслаждайтесь прият­ными моментами.

Конечно, есть вещи в рав­ной степени не- отлож­ные и важные. В такой ситуации де­ло требует пол­ной отдачи, ведь нельзя определить, какое из них более важное. Но в любом случае не забывай­те об опас­ности не уложить­ся в сроки.

Делаем выводы

После того как вы определи­те свои обязанности, намети­те цели, расположи­те зада­ния в порядке приоритет­ности и распредели­те их на неотлож­ные и важные, вы с легкостью состави­те план эффектив­ного использова­ния времени.

Если все это кажет­ся вам слишком обременительным и трудоемким, вспомни­те историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотит­ся в жизнь». «В таком случае, — сказал император, — вы не може­те терять ни минуты».

Наталья Как планировать время?

Наталья

Я очень рада, что Вы заглянули на мой сайт! Сайт «Женское мнение» посвящен ежедневным вопросам о семье, детях, друзьях, соседях, нашему общению с ними и, конечно, ценному опыту, который они нам дают. Надеюсь, что Вы станете частым гостем на сайте.
Наталья Как планировать время?

avtorsЕсли вам понравилась статья, или вы не согласны с мнением автора, вы можете прокомментировать статью и высказать свою точку зрения.


Комментариев пока нет

    • Привет Гость

      Подпишитесь на нашу рассылку

      Психология

      Минутка досуга

      Отдохнем!

      Интерьер вашего дома

      Интерьер вашего дома

      Хотите узнать, как расположить диван или плазменный телевизор? Здесь вы можете спроектировать в онлайн программе все что угодно, и затем сохранить данные на компьютер.

      А изменить язык на русский вы можете в верхнем меню справа - с language на русский.


      Или вы можете скачать бесплатные программы для создания дизайна интерьера дома, квартиры, комнаты.. Достаточно выбрать ту, которая больше вам подходит.

      pCon.planner (85 Мб)

      IKEA Home Planner (8 Мб)

      Sweet Home 3D (39 Мб)