Как планировать время?

Уинстон Черчилль сказал однажды: «Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручи­те ее очень занятому человеку».

Считается, что занятые люди лучше других контролиру­ют время. Создает­ся впечатление, что они могут сделать за день столько, сколь­ко другим не по плечу. И имен­но занятой человек всегда найдет возмож­ность внести нуж­ные коррективы в свой график.

Обыч­но этому способствуют:

• уме­ние отличать первоочеред­ные дела от второстепенных;
• серьез­ное отноше­ние к срокам выполне­ния работы;
• привыч­ка все успевать;
• ответствен­ность за поручен­ное дело.

Определяем обязанности

У каждой долж­ности есть с­вое назва­ние и описание, соглас­но сфере применения. О­но определяет основ­ные функциональ­ные обязанности, за которые работник несет личную ответственность.

Если вы осведомле­ны о круге ваших обязанностей, то всегда може­те сравнить их с той работой, которую выполняе­те на самом деле.

При отсутствии должност­ной инструкции, составь­те ее самостоятельно. Определи­те свои основ­ные обязанности. Составь­те список того, что необходимо для эффектив­ного выполне­ния работы. Проанализируй­те реальный объем требова­ний к долж­ности и ваш вклад в эффектив­ное развитие бизнеса.

Вы може­те обнаружить, что трати­те время на выполне­ние дале­ко не основ­ных функций. И даже если эта работа интересна и приятна, все же надо осознать, что заработную плату вам платят совсем не за это.

Первым шагом к целесообраз­ному использованию времени может послужить четкое представле­ние о том, за что имен­но вы несе­те непосредственную ответственность. Как толь­ко вы это осознаете, вам, несомненно, станет легче ставить задачи и определять приоритеты.

Ставим задачи

Постанов­ка и достиже­ние целей играет главную роль в управлении временем. Если вы не знаете, чего хоти­те достичь, то не буде­те знать, с чего следует начать.

Чет­ко определив наиболее важ­ные дела и сро­ки их выполнения, вы с легкостью сможе­те контролировать события. Таким образом, у вас появит­ся шанс достичь наилучших результатов. Причем сделать это вы сможе­те за то время, которым располагаете.

Не забывай­те также, что намечать цели очень полезно. Это помогает:

• сфокусировать внима­ние на выполняемой работе;
• оставлять план выполне­ния работы на определённый отрезок времени;
• держать окружаю­щих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.

Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы чет­ко определить цель, нужно:

• выработать яс­ное представле­ние о том, чего вы планируе­те достичь;
• поделить­ся мыслями и выслушать мне­ние других;
• изложить на бумаге свои намере­ния и строго их придерживаться.

Определяем приоритеты

Установле­ние поряд­ка очеред­ности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нуж­но определить степень своей загруз­ки и решить, какие из накопивших­ся дел нуж­но выполнить в первую очередь. Задачи мож­но подразделить на четыре категории:

• основ­ные задачи; их выполне­ние служ­ит индикато­ром того, насколь­ко эффектив­но вы справляетесь со своими обязанностями;
• задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепен­ными делами вы уже справились;
• задачи, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не сужде­но осуществиться).
• задачи с невысоким уров­нем приоритетности, но вмес­те с тем неслож­ные и прият­ные (обыч­но их мы выполняем в первую очередь).

Распредели­те всю свою работу на эти четыре группы. Посмотри­те на перечень и укажи­те время, необходимое для выполне­ния поставлен­ных задач. Выдели­те раз­ными цветами то, что сделать необходимо, и то, чем бы вам хотелось заняться. Время от времени делай­те что-нибудь приятное. Так вы буде­те чувствовать, что хотя это и не вопрос наибольшей важности, вы позволяе­те себе занять­ся им в качестве поощре­ния за выполне­ние более слож­ных заданий.

Не принуждай­те себя слишком строго придерживать­ся приоритетов. Всегда нуж­но быть готовым к переменам, если этого требу­ют обстоятельства. Будь­те гибким: ситуация может изменить­ся кардинально, и то, что бы­ло приоритетным, утрат­ит свою значимость. Придерживать­ся в таком случае первоначаль­ного плана означает потратить впустую еще больше времени.

Однако, если какая-то из первоочеред­ных задач неожидан­но снимает­ся с повест­ки дня (например, отменяет­ся встреча), будь­те начеку, чтобы не потратить освободившее­ся время понапрасну. Используй­те накопленную для реше­ния конкрет­ной задачи энергию на следующее зада­ние из вашего списка.

Неотлож­ное и важное

Понима­ние различия между неотложным и важным имеет огром­ное значе­ние при распределении времени.

Неотлож­ные задачи требу­ют немедлен­ного решения, но при этом могут быть незначитель­ными (например, улажива­ние вопроса с парковкой). Важ­ные же требу­ют тщатель­ной подготов­ки и, как правило, дополнитель­ного времени на обдумыва­ние (к примеру, составле­ние бизнес-плана на следующий квартал).

Безотлагатель­ные зада­ния зачастую кажут­ся значимыми из-за сжатости сроков. Они требу­ют немедлен­ных действий, но обыч­но не занима­ют м­ного времени. Обыч­но мы стараем­ся побыстрее отделать­ся от сроч­ных дел, чтобы занять­ся важными.

Быва­ют также случаи, когда позволитель­но отвлечь­ся в данный момент на что-то более интересное, отложив на время серьез­ные дела. Но это мож­но сделать толь­ко при наличии веских оснований. Если возникает соблазн занять­ся чем-нибудь приятным, подумайте, каким образом вы сможе­те восполнить потрачен­ное время, и спокойно, без угрызе­ний совести и чувства вины, наслаждайтесь прият­ными моментами.

Конечно, есть вещи в рав­ной степени не- отлож­ные и важные. В такой ситуации де­ло требует пол­ной отдачи, ведь нельзя определить, какое из них более важное. Но в любом случае не забывай­те об опас­ности не уложить­ся в сроки.

Делаем выводы

После того как вы определи­те свои обязанности, намети­те цели, расположи­те зада­ния в порядке приоритет­ности и распредели­те их на неотлож­ные и важные, вы с легкостью состави­те план эффектив­ного использова­ния времени.

Если все это кажет­ся вам слишком обременительным и трудоемким, вспомни­те историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотит­ся в жизнь». «В таком случае, — сказал император, — вы не може­те терять ни минуты».